オンラインを活用してきたからこそのリモートワークへの移行スピード

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※交代勤務体制時の本社の様子。一人一人の間隔が空いており、出社人数も少ないです。

 

 新型コロナウイルス蔓延により、私たちの生活様式も変化が求められました。2020年4月7日に東京、神奈川、埼玉、千葉、大阪、兵庫、福岡の7都府県に緊急事態宣言の発令後、4月16日に対象が全国へ拡大されました。しかし、大洞印刷の東京都五反田にあるオフィスでは、発令前の3月26日にはリモートワークへ移行しておりました。さらに岐阜本社や工場でも、4月9日には交代出勤制へ移行し、コロナウイルス蔓延防止に努めました。その対応の早さは私たち社員も驚くほどでした。  では、なぜこのような対応が出来たのかをご紹介できればと思います。

大洞印刷のオンライン体制

 大洞印刷には、岐阜本社、岐阜工場、東京オフィスの3つの拠点があります。各拠点同士が離れた場所にあるため、電話はもちろん、Google Meetといったビデオ会議ツールを活用し、密なコミュニケーションを取っていました。また、社内連絡、案件情報なども全てCloudシステムに集約しており、場所を問わず働ける環境も構築してきました。このような体制を、新型コロナウィルスによる自粛が始まる何年も前から整えてきたことで、全スタッフがオンラインに対して理解があり、利用方法や活用方法に悩んだり、何か新しい仕組みを構築する必要もなく、スムーズにリモートワークへと移行することができました。

リモートワークと交代出勤制

 一度目の緊急事態宣言の少し前から東京オフィスでは全員がリモートワークを行っており、今でもオフィスに出社する機会は激減しました。というのも、営業は前述のGoogle Meetや後日導入されたZoomなどのビデオ会議ツールはもちろん、電話やメールで対応することが可能でした。また、マーケティングは、元々岐阜本社と東京間でオンラインのやりとりを行っていたため、大きな障害もなく移行できました。ただ、客先への訪問や営業機会が少なくなってしまったことは、みなさん同じだったのではないでしょうか?  そして本社のカスタマーサポートや工場のスタッフの方は、どうしても出社しないと出来ない作業が数多くあります。そこで作業に遅れを出さないために、社内スタッフをAチーム・Bチームに分け、チームごとに出社する日程を決めました。それにより、新型コロナウイルス感染症の感染者や濃厚接触者が出た場合のリスクを最小限に抑えることができました。  チーム分けし、少人数になったとは言え、一人ひとり距離をとった位置で作業を行い、食事をする食堂も時間差だったり、距離を広く保ったりしなくてはなりませんでした。また、同じチームの人としかリアルに交流ができないのはもちろん、今までの「近くにいるからすぐ相談」という機会も減りました。そのことにより、自分で考え行動するという力は、一人ひとりが以前にも増して高まり、成長し続ける大洞印刷を象徴した動きだったと言えます。

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